2024년 11월 14일 일본 언론사 마이니치 신문(每日新聞)에 따르면, 일본의 우편 요금 인상이 기업들의 비즈니스 문서 관리 방식에 변화를 일으키고 있다. 요금 인상으로 종이 우편물 발송 비용이 증가하면서 많은 기업들이 청구서를 등을 전자화하는 방안을 모색하는 것이다.
10월 1일(현지시간)부터 변경된 우편 요금은 우편국 주식회사(郵便局株式会社)의 사업이 2022년부터 적자로 전환된 것이 주요한 원인이다. 기존에 25그램(g) 이하의 정형 우편물(定形郵便物)은 84엔(¥)(한화 약 759원)에서110엔(한화 약 994원)으로, 일반 엽서는 63엔(한화 약 569원)에서 85엔(한화 약 768원)으로 인상되어었다. 상대적으로 가벼운 우편물과 엽서의 요금 인상 폭이 크다. (참고: 우편국 주식회사)
명함 및 적격 청구서 관리 시스템을 제공하는 ‘산산(sansan)’의 송장 관리 서비스 ‘빌 원(Bill One)‘이 기업 회계 담당자 1,000명을 대상으로 실시한 ‘청구서 발행에 관한 실태조사(請求書の発行に関する実態調査)’에 의하면, 우편 요금 인상 이전인 8월 기준으로 청구서를 종이로 발행한 기업은 전체의 71%를 차지했다. 그러나 이 중 72.7%는 우편 요금과 봉투 비용, 배송 지연의 리스크 등의 문제점 때문에 전자 청구서로 전환할 의향이 있다고 답변했다. (참고: Sansan)
우편 요금 인상을 계기로 다수의 기업들은 우편 발송에 드는 수고와 비용을 줄이기 위해 비즈니스 문서를 전자화하고 있다. 2023년 10월 1일부터 거래 명세서와 세율을 명확히 기재한 적격 청구서를 발행 및 보관하는 ‘인보이스 제도(インボイス制度)’와 2024년 1월부터 전자 거래 테이터의 보존을 의무화한 ‘전자 장부 보존법(電子帳簿保存法)’이 시행됨에 따라 비즈니스 문서에 대한 전자화 수요도 증가하고 있다. (참고: 전자정부 온라인)
최근 도쿄도(東京都)의 의료 제품 판매 기업인 ‘호기메디컬(ホギメディカル)’은 전자 청구서를 발행하는 웹사이트 ‘라쿠라쿠 메이사이(楽楽明細)’를 도입했다.기존에는 매달 8,000장의 청구서를 인쇄한 후 수작업으로 봉투에 넣어 1,000통을 발송했으나, 청구서의 전자화를 통해 비용과 시간을 줄였디. 작업 시간은 44시간에서 6시간으로 감소했으며, 발송 비용 또한 20% 절감했다.
이번 우편 요금 인상은 기업들의 비즈니스 문서 관리 방식에 큰 변화를 가져오고 있다. 비즈니스 문서의 전자화는 비용 절감과 효율성의 증대라는 긍정적 효과를 가져올 수 있지만, 중소기업이나 기술적 여건이 부족한 기업들에게는 새로운 부담이 될 수도 있다. 그럼에도 일본 정부가 ‘전자 장부 보존법’과 같은 제도에 맞춰 기업들을 지원한다면, 각종 문서의 전자화는 디지털 전환을 가속하는 기회가 되며, 기업 운영의 효율성과 환경 보호 측면에서도 긍정적인 효과를 낳을 수 있을 것이다.
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